Notariële akte opstellen: Wat is het doel?

Een notariële akte is een akte die door een notaris in functie is opgemaakt en ondertekend. In deze akte worden overeenkomsten en verklaringen juridisch vastgelegd. Pas als een akte bij de notaris ondertekend is, is deze akte rechtsgeldig. In een notariële akte wordt de rechtszekerheid veilig gesteld. Soms is een notariële akte verplicht, bijvoorbeeld voor het afsluiten van een hypotheek, de levering van een huis of het oprichten van een BV.

Notariële akte opstellen

Een notariële akte moet altijd bij een notaris opgesteld worden. Betrokken partijen en de notaris ondertekenen de akte. De originele akte wordt ook wel de minuutakte genoemd.

Wat is het doel van een notariële akte?

Een notariële akte biedt, in tegenstelling tot een niet notariële akte, zekerheid: dat het document echt is, dat er achteraf geen aanpassingen in zijn gedaan, dat de personen die hebben getekend ook werkelijk degenen zijn die tekenden en dat de datum en tijd juist zijn.

Notariële akte of zelf regelen met een onderhandse akte?

In sommige gevallen is het ook mogelijk om zelf een akte op te stellen. Als je dit doet, dan maak je een zogenoemde onderhandse akte. Een nadeel van een onderhandse akte is dat er geen executoriale/uitvoerbare titel is. Als iemand zijn afspraken niet nakomt (bijvoorbeeld het niet terugbetalen van een lening), zal er eerst een procedure bij de rechtbank nodig zijn om deze afspraken af te dwingen.

Wat zijn de kenmerken en bijzonderheden?

• De notaris controleert altijd of de personen die de akte moeten ondertekenen ook daadwerkelijk de personen zijn die de handtekening zetten;
• De datum die op een notariële akte staat is altijd de datum wanneer deze akte is ondertekend, nooit eerder of later;
• Aktes hebben altijd een executoriale titel. Dat betekent dat alle afspraken in de akte zonder tussenkomst van een rechter ten uitvoer kunnen worden gelegd*;
• Partijen ontvangen een kopie, ook wel afschrift genoemd, van de akte om de gemaakte afspraken altijd te kunnen bewijzen;
• De notaris is altijd een onpartijdige deskundige die de belangen van iedereen behartigt bij het opstellen van een notariële akte;

De akte blijft eeuwig bewaard. Als jouw notaris er mee stopt, blijft jouw akte gewoon bestaan. Het protocol (dossier met akten) wordt namelijk overgenomen door een andere notaris als jouw notaris ermee stopt.

*het in daden omzetten van een vonnis. Bijv. door het bij vonnis toegewezen bedrag te innen.

Welke afspraken moeten in een notariële akte?

Afspraken kan je altijd maken, maar een aantal afspraken moeten echt in een notariële akte vastgelegd worden, anders is er geen enkele zekerheid. Hieronder zie je een aantal voorbeelden:

• Huwelijkse voorwaarden of partnerschapsvoorwaarden; met voorwaarden bepaal je zelf welke bezittingen en schulden van jullie samen zijn en welke persoonlijk. Bezittingen die tijdens jullie huwelijk of geregistreerd partnerschap ontstaan, kunnen zo toch van jou blijven. Bijvoorbeeld je spaargeld of een waardevolle kunstcollectie.
• Testament; met een testament maak je je eigen keuzes over je nalatenschap. Deze keuzes kun je goed laten aansluiten op jouw persoonlijke situatie. Bijvoorbeeld wie krijgt wat, wil je een deel van je erfenis aan een goed doel schenken, etc. De notaris kan je adviseren over de mogelijkheden en de (fiscale) gevolgen voor jouw erfgenamen.
• Notariële akte bij een volmacht: wanneer je door bijvoorbeeld ziekte zelf geen beslissingen meer kan nemen over je gezondheid of financiën, kan je iemand aanwijzen om dit voor je te doen.
• Overlijden: erfgenamen hebben in sommige gevallen een notariële verklaring van erfrecht nodig om aan te tonen dat ze erfgenaam zijn en zo recht te hebben op de banktegoeden van de overledene.
• Scheiding; wanneer jullie uit elkaar gaan, leggen jullie in een akte van verdeling vast hoe jullie gezamenlijke bezittingen en schulden verdeeld worden.
• Schenking: in een schenkingsakte leg je vast wie van jou een schenking of gift krijgt en voorkom je dat het geld in verkeerde handen komt.
• Leveringsakte; bij de aankoop van een woning moet de eigendom worden overgedragen, dit kan alleen met een notariële akte
• Hypotheekakte: om een hypotheek te vestigen op een onderpand, heb je een notariële akte nodig.
• Het overdragen van aandelen in een BV: pas nadat de koper, de verkoper en de notaris de akte van levering aandelen hebben ondertekend, wordt de koper eigenaar van de door hem gekochte aandelen.
• Notariële akte bij staturen: verenigingen en stichtingen moeten verplicht hun statuten notarieel vastleggen.

Waar worden notariële aktes bewaard?

Een akte moet van papier zijn en hij moet eeuwig bewaard worden. Dit gebeurt in een speciale archiefruimte waar ze goed beschermd zijn tegen brand, inbraak, waterschade en andere gevaren. Jouw akte gaat dan ook niet verloren als jouw notaris stopt met werken. Een andere notaris neemt dan de aktes over.

Opvolgersarchief

Als een notaris stopt met zijn notariskantoor, neemt een andere notaris zijn akten over. In het Opvolgersarchief staat wie de opvolger is van de notaris en zijn akten beheert.